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掌 握 時 間 管 理 之 道
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中 小 型 企 業 總 會 有 這 一 類 人 ： 他 們 永 遠 準 時 ， 從 不 會 忘 記 要 辦 的 事 ； 能 夠 按 事 先 計 劃 的 步 驟 ， 如 期 、 甚 至 提 早 完 成 工 作 ； 事 事 辦 妥 ， 輕 鬆 無 比 ； 他 們 擁 有 異 於 常 人 的 超 能 力 ？ 非 也 ， 原 來 懂 得 時 間 管 理 的 竅 門 ， 可 使 人 做 起 事 來 特 別 得 心 應 手 ， 更 能 令 你 成 為 上 司 眼 中 的 出 色 員 工 。 面 對 排 山 倒 海 的 工 作 量 毋 須 眉 頭 深 鎖 ， 即 使 呆 坐 一 旁 乾 著 急 亦 無 補 於 事 ， 所 謂 成 果 先 行 ， 想 辦 法 在 指 定 的 時 間 完 成 工 作 才 是 當 務 之 急 ， 絕 不 能 抱 今 日 的 工 作 做 不 完 便 留 待 明 天 做 的 躲 懶 心 態 ， 要 知 道 明 日 可 能 會 有 更 多 、 更 忙 的 工 作 要 處 理 。 將 概 念 化 於 紙 上 首 先 ， 每 日 回 到 辦 公 室 ， 未 開 始 手 頭 上 的 工 作 之 前 ， 可 把 一 日 內 要 處 理 的 工 作 項 目 分 門 別 類 ， 清 晰 地 寫 下 來 ； 其 次 ， 按 工 作 的 重 要 性 排 列 要 完 成 及 處 理 的 次 序 ， 以 成 果 先 行 ， 哪 項 工 作 效 益 最 大 ， 便 先 行 處 理 ， 沒 空 理 會 的 工 作 不 是 丟 下 不 理 ， 而 是 稍 後 再 理 ， 這 不 僅 是 時 間 管 理 ， 而 是 投 資 時 間 以 求 最 大 的 回 報 。 從 事 廿 多 年 管 理 顧 問 工 作 的 美 國 著 名 管 理 學 家 David Allen 指 出 ， 把 所 有 資 料 硬 塞 進 腦 裏 是 最 不 智 的 做 法 ， 聰 明 的 做 法 是 ， 利 用 紙 和 筆 ， 記 錄 每 日 的 工 作 日 誌 ， 亦 可 以 用 錄 音 機 ， 把 所 有 計 劃 概 念 化 ， 整 理 好 後 放 在 你 私 人 辦 公 桌 、 每 日 必 會 翻 看 的 資 料 夾 中 ， 作 為 執 行 工 作 的 指 標 。 David Allen 認 為 ， 時 間 管 理 的 要 訣 是 ， 選 擇 策 略 性 目 標 ， 只 做 能 有 助 向 目 標 邁 進 的 事 項 ， 例 如 ， 面 對 連 串 工 作 而 無 從 入 手 時 ， 你 需 作 出 決 定 ， 是 先 打 電 話 搜 集 資 料 ， 還 是 先 剪 報 為 佳 ？ 關 鍵 是 你 必 須 清 晰 界 定 ， 希 望 獲 得 甚 麼 成 果 ， 以 及 何 時 需 完 成 工 作 ？ 下 一 步 ， 便 該 想 想 該 怎 做 才 可 達 成 目 標 。 切 記 ， 你 不 可 訂 出 超 乎 計 劃 以 外 的 計 劃 ， 例 如 ， 「 要 做 A 計 劃 ， A 計 劃 做 不 成 便 做 B 計 劃 」 ， 每 次 最 好 只 定 一 個 目 標 ， 依 目 標 行 事 ， 不 要 分 心 ， 待 完 成 上 一 個 項 目 後 ， 再 執 行 下 個 項 目 。 選 擇 策 略 性 目 標 當 然 ， 個 人 精 神 狀 態 亦 很 重 要 ， 只 有 在 最 佳 的 體 質 及 健 康 狀 況 下 ， 才 能 按 進 度 工 作 ， 且 能 夠 勝 任 具 創 意 的 工 作 。 至 於 一 些 次 要 的 工 作 ， 可 選 擇 下 放 ， 請 求 公 司 部 門 內 的 其 他 同 事 的 幫 忙 ， 或 向 上 司 呈 報 有 部 分 工 作 要 稍 遲 處 理 的 原 委 ， 留 待 日 後 再 處 理 。 同 時 ， 最 好 能 更 新 每 日 的 工 作 時 間 表 ； 只 選 擇 最 迫 切 的 工 作 去 做 ， 即 等 於 你 懂 得 時 間 管 理 的 重 要 性 。 在 工 作 進 行 時 ， 還 需 不 時 反 省 及 檢 討 工 作 進 度 ， 包 括 檢 討 先 前 已 做 好 的 規 劃 及 策 略 性 選 擇 。 你 切 需 掌 握 每 日 執 行 工 作 的 節 奏 ； 每 週 定 時 檢 討 工 作 進 度 。 碰 上 大 型 的 工 作 計 劃 ， 最 好 能 仔 細 計 劃 要 執 行 的 下 一 個 步 驟 。 同 時 ， 檢 討 進 度 可 助 解 決 一 時 的 突 發 事 故 。 例 如 ， 工 序 受 阻 時 ， 可 即 時 找 合 作 的 同 事 或 上 司 ， 商 量 解 決 問 題 的 方 法 ， 以 避 免 問 題 進 一 步 惡 化 ， 導 致 難 以 收 拾 的 局 面 。 預 早 訂 下 完 成 時 間 所 有 在 一 日 內 已 列 出 清 單 ， 必 須 要 完 成 的 工 作 最 好 能 如 期 完 成 。 有 時 ， 難 免 會 出 現 拖 延 的 藉 口 。 要 杜 絕 這 個 弊 病 最 有 效 的 方 法 是 ， 為 每 項 獨 立 的 工 作 預 早 定 下 完 成 時 間 ， 下 決 心 如 期 進 行 及 完 成 。 另 一 方 面 ， 要 懂 得 節 省 及 充 分 利 用 時 間 ， 例 如 ， 辦 公 室 白 領 一 族 ， 常 有 下 午 茶 的 習 慣 ， 雖 然 在 工 作 後 來 個 小 休 可 助 鬆 馳 神 經 及 「 充 電 」 ， 但 又 吃 又 喝 難 免 用 去 廿 多 分 鐘 ， 這 時 ， 不 妨 只 喝 杯 茶 ， 離 開 座 位 伸 伸 手 腳 ， 之 後 即 可 「 再 戰 江 湖 」 。 其 實 只 要 節 省 一 丁 點 時 間 ， 你 便 可 比 別 人 累 積 額 外 的 工 作 時 間 。 絕 對 不 要 浪 費 時 間 去 處 理 你 能 力 內 辦 不 到 的 事 情 。 選 擇 你 能 力 範 圍 內 可 勝 任 的 工 作 ， 然 後 全 力 以 赴 ， 成 本 效 益 相 對 亦 會 提 高 。 但 問 題 是 辦 不 到 而 又 被 上 司 委 任 的 工 作 該 怎 麼 辦 ？ 其 實 ， 你 可 主 動 出 擊 ， 不 要 被 動 地 「 等 死 」 ， 例 如 ， 向 公 司 資 歷 較 深 的 同 事 請 教 ， 甚 至 主 動 請 他 們 幫 忙 ， 一 起 完 成 工 作 ， 不 單 止 令 工 作 於 指 定 時 間 內 完 成 ， 更 有 助 與 協 助 你 的 同 事 建 立 良 好 的 合 作 關 係 。 注 重 操 作 不 求 質 另 一 方 面 ， 擁 有 豐 富 人 力 資 源 管 理 經 驗 的 香 港 人 力 資 源 管 理 學 會 外 務 總 監 吳 克 儉 認 為 ， 港 人 對 於 西 方 引 入 的 時 間 管 理 概 念 較 為 模 糊 ， 常 犯 上 通 病 ， 令 工 作 不 單 止 未 能 有 效 完 成 ， 更 處 理 得 一 團 糟 。 「 港 人 一 般 愛 在 同 一 時 間 內 做 很 多 件 事 ， 就 像 同 時 看 幾 本 書 ， 每 次 都 要 不 停 花 時 間 反 覆 再 看 ， 每 本 都 看 不 出 結 果 ， 如 此 不 能 集 中 精 神 ， 到 頭 來 便 一 事 無 成 。 」吳 克 儉 說 。 他 認 為 ， 港 人 的 工 作 文 化 ， 是 面 對 上 司 的 指 令 「 甚 麼 也 said yes 、 不 懂 亦 不 敢 said no 」 ， 當 面 前 擺 著 一 堆 個 人 能 力 辦 不 到 的 工 作 ， 想 如 期 完 成 根 本 是 天 方 夜 譚 。 吳 克 儉 指 出 ， 港 人 工 作 起 來 較 注 重 「 操 作 」 ， 或 不 講 求 工 作 素 質 ， 大 多 數 人 只 知 「 做 、 做 、 做 」 ， 而 不 懂 該 全 心 全 意 地 去 做 。 常 不 懂 在 工 作 途 中 抽 離 ， 反 省 及 檢 討 自 己 的 進 度 ， 導 致 當 中 一 有 變 數 時 ， 便 出 現 無 法 自 處 、 不 懂 解 決 的 困 局 。 吳 克 儉 建 議 企 業 及 辦 公 室 引 入 時 間 管 理 的 概 念 ， 以 提 高 個 人 及 企 業 效 益 。 「 時 間 管 理 最 重 要 是 有 清 晰 的 工 作 計 劃 及 目 標 ， 懂 訂 定 先 後 次 序 ， 如 果 掌 握 不 到 重 點 ， 便 如 同 本 末 倒 置 。 」 吳 克 儉 說 ， 每 間 企 業 不 同 職 級 的 人 ， 面 對 時 間 管 理 時 都 有 不 同 的 問 題 。 例 如 ， 低 層 職 員 未 能 如 期 做 妥 工 作 ， 可 說 是 非 他 之 過 ， 而 是 他 的 上 司 沒 盡 其 管 理 的 責 任 ， 當 然 ， 個 人 看 法 及 態 度 亦 是 關 鍵 。 「 自 己 看 工 具 書 ， 或 嘗 試 用 記 事 簿 協 助 、 督 促 自 己 如 期 完 成 工 作 亦 是 很 好 的 做 法 。 而 定 期 檢 討 進 度 ， 亦 可 訓 練 個 人 策 劃 能 力 ， 習 慣 有 系 統 及 有 規 律 地 處 理 工 作 ， 可 避 免 浪 費 時 間 。 」 時 間 應 「 用 」 而 非 「 花 」 吳 氏 又 說 ， 一 些 初 出 茅 廬 的 畢 業 生 ， 面 對 從 讀 書 轉 到 工 作 的 環 境 ， 多 數 不 懂 如 何 有 效 地 管 理 時 間 ， 以 達 到 最 大 的 工 作 效 益 ， 他 建 議 學 校 或 企 業 可 在 他 們 步 出 校 門 前 或 上 班 前 ， 接 受 有 關 的 培 訓 。 總 括 專 家 意 見 ， 時 間 管 理 的 精 粹 是 ， 訂 定 工 作 目 標 ， 分 配 工 作 次 序 ， 依 計 劃 行 事 。 學 習 有 效 地 「 用 」 時 間 ， 而 非 「 花 」 時 間 。 實 行 最 初 可 能 會 很 難 ， 但 一 旦 習 慣 後 ， 你 會 發 現 工 作 得 特 別 起 勁 ， 個 人 工 作 效 率 亦 相 應 提 高 不 少 。 有 效 管 理 時 間 5 部 曲
摘 錄 自 「 經 濟 一 週 」 2001 年 6 月 16 日 。 |
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